Como comentamos en una entrada anterior, a partir de los cierres al 31 de diciembre de 2020, los informes de auditoría externa de estados financieros correspondientes a empresas bajo control de la Comisión Nacional de Valores deberán confeccionarse siguiendo la última versión de las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) emitidas por el IAASB.
Uno de los cambios de fondo introducidos por las nuevas normas, obligará al auditor a mejorar la información sobre sus responsabilidades y las del directorio y/o comité de auditoría y, en ese marco, describir el régimen de comunicaciones entre ambos, dejando constancia de haber informado al directorio todos los hallazgos significativos de la auditoría, aún aquellos sin repercusión en el informe. Esta manifestación, de hecho, está delimitando esferas de responsabilidad, porque la toma de conocimiento de hallazgos no incluidos en el informe del auditor podría requerir que el directorio adopte determinadas conductas o cursos de acción, los que serán de su exclusiva responsabilidad.
Concretamente en su informe el auditor debe manifestar que le comunicó al directorio:
- Todas las relaciones y circunstancias que podrían haber afectado su independencia y en ese caso las correspondientes salvaguardas aplicadas.
- El alcance y momento de realización de las principales etapas de la auditoria.
- Los aspectos relevantes de su trabajo.
- Los hallazgos significativos.
- Cualquier deficiencia significativa del control interno.
- Entre las cuestiones que fueron informadas, el auditor seleccionará las de mayor significatividad en la auditoría y las describirá en su informe (cuestiones clave de la auditoría).
Esta comunicación tiene gran importancia para el directorio por sus consecuencias prácticas. En general no hay un entendimiento claro y uniforme respecto a este proceso de comunicación y la idea predominante es que a los directores les resulta suficiente con tomar conocimiento de lo informado. Esto es un error. El mensaje hay que decodificarlo, evaluarlo cuidadosamente y definir los cursos de acción correspondientes.
Ya hemos comentado de qué se trata esta comunicación. Ella no es una mera charla informativa. El auditor debe cumplir una norma específica que lo obliga a desarrollarla y que le impone el temario. Normalmente estas reuniones son prolijamente preparadas por el auditor, que define con mucha precisión los temas que comunicará (y los que no), el alcance preciso de sus manifestaciones y la gradación de las observaciones.
Cuando el auditor informa al directorio sus hallazgos, haciendo constancia expresa en su informe, de hecho, le está quedando al directorio la responsabilidad por todas las acciones necesarias para encauzar o resolver todas esas cuestiones.
Los directores deben prestarle mucha atención a estas comunicaciones para disponer los cursos de acción que correspondan a fin de enfocar y resolver los problemas mencionados por el auditor, cubriendo así su propia responsabilidad.
Por ello, resulta aconsejable que los directores tomen los recaudos necesarios para:
- Definir previamente los participantes de la reunión, asegurándose que estén presentes los niveles de gerencia que correspondan.
- Discutir todas las manifestaciones del auditor hasta lograr un cabal entendimiento de cada una de ellas, su naturaleza, dimensión, efecto sobre los estados financieros y toda otra implicancia.
- Entender con precisión el efecto que las cuestiones tratadas tendrán en el informe del auditor.
- Requerir comunicaciones escritas del auditor externo, cuando el tema lo amerite.
- Discernir los cursos de acción necesarios. Estos pueden limitarse a tomar conocimiento de lo informado o bien requerir medidas subsecuentes.
- Esas medidas pueden estar dirigidas a corregir cifras o revelaciones de los EEFF, disponer cambios en controles, confirmar valuaciones, requerir sustento adicional sobre criterios aplicados, decidir revelaciones adicionales, etc.
- Solicitar a distintos sectores de la empresa las acciones o informaciones adicionales que resulten necesarias.
- Pedir a asesores externos, por ejemplo, abogados o asesores impositivos, dictámenes y opiniones expertas sobre cuestiones específicas.
- Disponer contactos posteriores para el seguimiento de problemas tratados.
- En caso de tratarse del comité de auditoría, organizar las correspondientes comunicaciones al plenario del directorio.
- Utilizar la información para las propias comunicaciones del órgano que se trate. Por ejemplo, la Memoria del directorio o los informes del comité de auditoría.
- Analizar las cuestiones tratadas que debieran contar con aprobación expresa del directorio y disponer su consideración.
- Organizar la documentación de las cuestiones tratadas y asegurar su guarda.
Tal como señalamos en la entrada citada más arriba, este proceso de comunicación constituye un “material muy relevante para alimentar y orientar los procesos de compliance. Por lo tanto, una excelente política para todos los directorios sería reconocer la importancia de esta interacción, fijar un protocolo ad hoc y dotar de una adecuada formalidad a las reuniones de comunicación, registrando los temas tratados y las fechas, así como las conclusiones y cursos de acción decididos en cada caso”.